Bạn đã chuẩn bị giấy tờ ở nước ngoài?

Apostille và công chứng bản dịch thường xuyên bị nhầm lẫn với nhau, nhưng chúng giải quyết các vấn đề khác nhau — và làm ngược thứ tự là cách phổ biến nhất để mất thời gian và tiền bạc trong quy trình này.

Giấy tờ nào thực sự có thể được apostille

Chỉ có hai loại giấy tờ đủ điều kiện: giấy tờ công và giấy tờ đã công chứng.

• Giấy tờ công được cấp bởi một cơ quan chính phủ (quốc gia hoặc địa phương), hoặc bởi một tổ chức hoạt động theo thẩm quyền được chính phủ ủy quyền — ví dụ, chứng chỉ kỹ thuật quốc gia của HRD Korea. Bản trích lục hoặc bản sao phán quyết của tòa án cũng được tính là giấy tờ công.
• Mọi thứ khác (사문서) — giấy tờ của tư nhân — chỉ trở nên đủ điều kiện apostille sau khi được công chứng. Việc công chứng không xác minh bản dịch có chính xác hay không; nó xác minh tuyên bố tuyên thệ của chính người dịch rằng bản dịch phản ánh trung thực bản gốc. Vì lý do đó, chỉ người có trình độ chuyên môn khiến tuyên bố đó đáng tin cậy mới được ủy quyền thực hiện công chứng bản dịch — tại Hàn Quốc, đó là một 공인번역행정사 (chuyên viên hành chính dịch thuật được chứng nhận) được cấp phép.

Nếu một giấy tờ công bằng tiếng Hàn cần gửi đến một tổ chức nói tiếng Anh, trình tự là: dịch → công chứng bản dịch (xác nhận tuyên bố tuyên thệ về độ chính xác của người dịch) → sau đó xin apostille — trên bản dịch, không phải một lần xem xét lại bản gốc. Và đơn xin được gửi đến Bộ Tư pháp, không phải Cơ quan Kiều bào Hàn Quốc (재외동포청) — mặc dù hai cơ quan này chia sẻ một quầy dịch vụ công chung (gần Ga Anguk), nên hãy kiểm tra kỹ xem bạn đang lấy số thứ tự nào.

Giấy tờ học tập — phụ thuộc vào cả nước đến và trường học

Việc có cần apostille hay không phụ thuộc vào nơi giấy tờ sẽ được gửi đến: Mỹ, Canada, Anh, New Zealand, và Úc thường không yêu cầu apostille — bản dịch có chứng nhận kèm theo Giấy chứng nhận Dịch thuật của người dịch được chấp nhận nguyên trạng. Trung Quốc, một số nước Đông Nam Á và Trung Đông, và một số nước châu Âu yêu cầu apostille — nếu không chắc chắn, hãy xác nhận trực tiếp với tổ chức tiếp nhận.

Nếu apostille là bắt buộc, việc công chứng có đến trước hay không phụ thuộc vào trường cấp bằng:

• Các cơ sở quốc gia/liên kết công (ví dụ: Đại học Quốc phòng Hàn Quốc, Đại học Nghệ thuật Quốc gia Hàn Quốc, Đại học Nông Lâm Ngư nghiệp Quốc gia Hàn Quốc, các trường đại học cảnh sát quốc gia, Đại học Seoul, và một số trường đại học cấp tỉnh) — bảng điểm tiếng Anh của họ được tính là giấy tờ công, nên có thể đi thẳng đến apostille, không cần công chứng.
• Các trường đại học tư — bảng điểm tiếng Anh của họ là giấy tờ tư nhân, nên cần công chứng trước, sau đó mới apostille.
• Trường tiểu học, trung học cơ sở, và trung học phổ thông — được coi là giấy tờ công bất kể trường công hay tư, nên các trường hợp này luôn bỏ qua bước công chứng.

Khi ngôn ngữ nguồn và ngôn ngữ đích không phải tiếng Hàn

Một vài tình huống thực sự khó khăn thường xuyên xảy ra:

Giấy tờ tiếng Việt, đích đến tiếng Anh. Có hai con đường: dịch tuần tự (một người nói tiếng Việt đã được xác minh dịch sang tiếng Hàn và công chứng bản đó, sau đó một người dịch khác chuyển bản tiếng Hàn sang tiếng Anh và công chứng bản đó) — chính xác nhưng tốn kém và chậm — hoặc một người dịch duy nhất có thể chứng minh sự thông thạo cả tiếng Việt và tiếng Anh trực tiếp (ví dụ, một công dân Việt Nam có bằng văn học Anh từ một trường đại học Việt Nam, hoặc điểm TOEIC Writing cao) ủy quyền thực hiện công chứng bản dịch một mình. Trong thực tế, người dịch song ngữ đủ trình độ đáp ứng tiêu chuẩn này rất hiếm, nên hãy xác nhận khả năng sẵn có trước khi cam kết thời gian biểu.

Giấy tờ đã ở dạng tiếng Anh. Nếu một giấy tờ tư nhân (ví dụ, học bạ của một trường quốc tế) được cấp hoàn toàn bằng tiếng Anh, không có gì để dịch — nên công chứng bản dịch không áp dụng. Thay vào đó, một công chứng tuyên bố nhân chứng (진술서공증) được sử dụng: phụ huynh hoặc đại diện được ủy quyền của công ty xuất hiện trước công chứng viên và đưa ra tuyên bố tuyên thệ xác nhận tính xác thực của giấy tờ — đây là điều mở khóa khả năng apostille cho một giấy tờ tư nhân đã ở tiếng Anh.

Giấy chứng nhận việc làm tiếng Anh của một công ty cần giữ nguyên trạng. Cùng logic — nếu giấy chứng nhận phải giữ ở tiếng Anh (không được dịch sang tiếng Hàn rồi lại dịch ngược), một đại diện công ty đưa ra tuyên bố tuyên thệ trước công chứng viên xác nhận công ty đã cấp giấy tờ đó, thay vì ủy quyền công chứng bản dịch trên một giấy tờ đã ở ngôn ngữ đích.

Hộ chiếu cần chứng nhận cho mục đích visa hoặc doanh nghiệp. Hộ chiếu là giấy tờ công do chính phủ Hàn Quốc cấp, nên không đủ điều kiện cho công chứng đối chiếu bản gốc (원본대조공증) — thủ tục đó chỉ áp dụng cho giấy tờ tư nhân. Trong thực tế, phần tiếng Hàn được dịch và công chứng, hoặc công chứng tuyên bố nhân chứng của đại diện công ty được sử dụng thay thế — hãy xác nhận nước tiếp nhận chấp nhận loại nào, vì một số nước sẽ không công nhận công chứng dựa trên tuyên bố nhân chứng của người khác thay vì của chính chủ hộ chiếu.

Dịch thuật giấy tờ doanh nghiệp — độ chính xác quan trọng hơn sự trôi chảy

Hai loại giấy tờ doanh nghiệp xuất hiện liên tục cho mục đích đầu tư nước ngoài, visa D-8, và tài khoản ngân hàng nước ngoài, và cả hai đều trừng phạt một bản dịch "tạm được":

Giấy chứng nhận đăng ký (등기사항증명서). Đây là một giấy tờ công bố, không phải giấy tờ giải thích — không thêm bình luận, không diễn giải lại, không tái cấu trúc để phù hợp với hệ thống pháp luật nước ngoài. Dịch chính xác những gì được ghi nhận, và thêm chú thích ghi "một khái niệm theo luật Hàn Quốc" khi không có tương đương nước ngoài. Thuật ngữ về loại cổ phần là nơi thường xảy ra sai sót nhất: 종류주식 (các loại cổ phần) trong tiếng Hàn không đồng nghĩa với "cổ phần ưu đãi" — nó cũng bao gồm cổ phần hạn chế quyền biểu quyết, cổ phần ưu đãi cổ tức, cổ phần có thể mua lại, cổ phần chuyển đổi, và các loại lai. Dịch theo quyền cụ thể được ghi nhận (ví dụ: "cổ phần có quyền ưu tiên về cổ tức," "cổ phần không có quyền biểu quyết"), không phải một nhãn chung "cổ phần ưu đãi" — một bản dịch thiếu chính xác ở đây đã gây ra yêu cầu bổ chính visa D-8, từ chối tài khoản ngân hàng nước ngoài, và hiểu lầm về cấu trúc đầu tư. Cổ phần ưu đãi chuyển đổi có thể mua lại (상환전환우선주식) — hiện là loại cổ phần phổ biến nhất được phát hành cho các vòng đầu tư nước ngoài — đặc biệt dày đặc: các điều khoản biểu quyết, thời hạn, điều khoản ưu tiên, điều khoản mua lại, và điều kiện chuyển đổi đều cần được xử lý riêng biệt, chính xác.

Điều lệ công ty (정관). Sáu điều quan trọng hơn sự trôi chảy: (1) xác nhận bản gốc được viết theo luật doanh nghiệp của nước nào, và bản dịch có phải chỉ để thông tin hay để nộp hồ sơ/công chứng/đăng ký — một giấy tờ dựa trên 상법 (Luật Thương mại) Hàn Quốc nên giữ nguyên các khái niệm luật doanh nghiệp Hàn Quốc (cấu trúc 주식회사/유한회사), không nên tái diễn giải thành một công ty theo kiểu Anh-Mỹ; (2) dịch theo chức năng pháp lý của từng điều khoản (một điều khoản mục đích xác định phạm vi pháp lý của hoạt động kinh doanh; một điều khoản về cơ quan công ty phân bổ thẩm quyền hội đồng quản trị/giám đốc đại diện) thay vì dịch từng chữ; (3) giữ một thuật ngữ cho một khái niệm xuyên suốt — "주주총회" luôn là "Đại hội đồng Cổ đông," "이사회" luôn là "Hội đồng Quản trị," "대표이사" luôn là "Giám đốc Đại diện" — chuyển đổi giữa "Giám đốc Điều hành," "CEO," và "Giám đốc Chấp hành" cho cùng một vai trò sẽ đọc như một sự không nhất quán về pháp lý hoặc căn cứ để từ chối; (4) chú thích các khái niệm đặc thù luật Hàn Quốc không có tương đương nước ngoài trực tiếp (hạn chế chuyển nhượng cổ phần, chuyển sổ cổ đông 명의개서, vai trò kiểm toán viên theo luật định, một người kiểm tra, đóng góp vốn bằng hiện vật); (5) khớp phong cách dịch với đối tượng của nó — bảo thủ và sát nghĩa cho hồ sơ đăng ký/tòa án, dễ đọc nhưng chính xác về pháp lý cho ngân hàng hoặc nhà đầu tư, và được giải thích có cấu trúc cho hồ sơ visa FDI hoặc D-8, vì những trường hợp đó cần cả độ chính xác lẫn khả năng hiểu cùng lúc; (6) là một bản dịch có chứng nhận, định dạng quan trọng như nội dung — số điều khoản phải khớp chính xác giữa bản gốc và bản dịch, không thêm hay bớt gì, và tuyên bố chứng nhận của người dịch phải khớp với những gì thực sự được giao.

Giấy tờ visa Schengen

Visa Schengen (visa ngắn hạn chung cho khu vực Schengen khoảng 27 quốc gia — Pháp, Đức, Ý, Tây Ban Nha, Hà Lan, Bỉ, Thụy Sĩ, Áo, và các nước khác) là bắt buộc cho các chuyến đi vượt quá 90 ngày miễn visa, cho mục đích học tập, làm việc, hoặc khi yêu cầu nhập cảnh của một nước thành viên cụ thể đòi hỏi — và áp dụng cho cả cư dân nước ngoài tại Hàn Quốc đi du lịch châu Âu lẫn công dân Hàn Quốc trong các tình huống đó. Đơn xin được gửi đến đại sứ quán/lãnh sự quán của bất kỳ nước nào là điểm lưu trú dài nhất trong lịch trình (hoặc, nếu bằng nhau, nước nhập cảnh đầu tiên), và thường cần hộ chiếu, đơn xin, ảnh, lịch trình, xác nhận chuyến bay và khách sạn, giấy chứng nhận số dư ngân hàng, giấy chứng nhận việc làm hoặc đăng ký kinh doanh, và bảo hiểm du lịch — xử lý thường mất khoảng hai tuần, và quy tắc 90/180 (tối đa 90 ngày trong bất kỳ giai đoạn 180 ngày nào) áp dụng một khi được cấp. Các giấy tờ hỗ trợ chưa ở ngôn ngữ được chấp nhận thường cần cùng quy trình công chứng bản dịch được mô tả ở trên trước khi nộp.